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年會(huì)策劃過程中確定年會(huì)參與群體。一般而言，大部分企業(yè)的年會(huì)受眾是以企業(yè)內(nèi)部員工為主；大型企業(yè)也會(huì)帶有對(duì)外性質(zhì)，邀請客戶、政府、合作伙伴等參加，作為客戶答謝的品牌文化活動(dòng)。可見，年會(huì)的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會(huì)的名稱：年終答謝會(huì)、年度盛會(huì)、主題年會(huì)等。
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年會(huì)策劃過程中確定年會(huì)目的。增強(qiáng)員工歸屬感、凝聚力、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，匯報(bào)全年的企業(yè)業(yè)績并制定目標(biāo)，等等。小的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)通過辦些小型音樂會(huì)等較有創(chuàng)意的活動(dòng)，但幾百人的團(tuán)隊(duì)或員工遍布在全國各個(gè)區(qū)域，那么年會(huì)就是一次大家相互進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，交流感情，展示自我的好機(jī)會(huì)。所以較大的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)采用會(huì)議（白天，用于總結(jié)分享）＋晚宴（用于聚會(huì)）的方式作為年會(huì)的主旋律。
年會(huì)策劃過程中確定年會(huì)主題。以企業(yè)文化入手，從企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)入手，從行業(yè)背景入手，等等，例如不忘初心、砥礪前行，二次創(chuàng)業(yè)新征程、乘風(fēng)破浪耀南亞，這個(gè)冬天、我們在一起，這三個(gè)主題依次對(duì)應(yīng)以上的三個(gè)角度。如果每年的年會(huì)能在往年的年會(huì)主題的基礎(chǔ)在寓意上有遞進(jìn)，那就更好了，也可以參考2B行業(yè)大B企業(yè)每年峰會(huì)的主題演變找些感覺。
年會(huì)策劃過程中確定會(huì)議預(yù)算。通常每年年會(huì)的人均預(yù)算，會(huì)參照往年的費(fèi)用，根據(jù)今年業(yè)績進(jìn)行正向或反向的調(diào)整。有了預(yù)算，就好確定年會(huì)地點(diǎn)、酒店標(biāo)準(zhǔn)、禮品這些費(fèi)用大頭，以及年會(huì)的為期時(shí)間，全國性的企業(yè)還會(huì)涉及各區(qū)一起辦還是分開辦，這里的交通費(fèi)用也占了總體預(yù)算的大頭。
年會(huì)策劃過程中確定時(shí)間。越早確定，準(zhǔn)備的時(shí)間越充分，越能對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)處理好。當(dāng)然了，準(zhǔn)備年會(huì)之外，每個(gè)人都有自己日常的工作。所以成立一個(gè)年會(huì)工作小組非常有必要，便于分工和執(zhí)行，這個(gè)在第二步年會(huì)策劃中會(huì)詳細(xì)展開。
