會議活動策劃主要包括航班預定、會議議程安排、會場布置、會務服務宴會的組織和娛樂活動、安排會議室,安裝會議所需的音頻視頻設備和組織體育活動等。
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一.明確活動的背景和目的，確定主題，時間，地點，參加者，參加人數，活動內容以及有關準備材料的種類和數量；
二.組織會務工作小組，確定會務組的領導和成員，制定會議準備工作部署。 根據確定的會議議程，制定會議預算并申請專項會議費用；
三.確定會議議程，確認與會人員，會議的具體地點，與會人員的住宿安排，會議車輛的狀況，安全應急計劃的狀況，形成會務指南樣稿，在會議團隊負責人確認后開始打印；
四.發布會議通知，包括會議時間，地點，提交會議資料的格式要求和與會人員；
五.提前組織和安排會議室，并確定各種室內設備的可用性，包括桌椅裝飾，投影儀，會議計算機，麥克風，電話會議機，打印機，錄音筆，激光筆，電源，紙張，筆 ，飲用水，鮮花，茶歇，應急藥品，攝影和錄像設備等；
六.在活動的初步階段做好工作，確定背景圖，橫幅，參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容。 會議負責人確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽，并在會議前檢查各項準備工作是否到位；
七.全面檢查各項任務的執行情況，并安排指導人員，會議記錄員，會議計算機投影儀操作員，攝影攝像人員等；
八.會議結束后，回收自帶物品，整理會議記錄，發布會議結果，并總結會議組織的經驗和教訓。
